一、《研究生管理系統》中學位檔案信息錄入

登陸并完成《研究生管理系統》中有關信息錄入。

1、登陸《研究生管理系統》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）選擇“檔案管理/學位檔案管理/填寫卷内目錄”菜單，進入卷内目錄填寫界面。
填寫數據要求如下： （形成時間為當時填寫此材料的時間）

例如：

材料名稱	形成時間	份數	頁數	備注
博士、碩士學位論文 答辯申請書	2022.05	1	4

頁面中如顯示灰色部分為系統自動生成，學生不能更改。

其中，形成時間格式為YYYY,MM，份數、頁數為數字格式；份數為同一種類型的材料有幾份；頁數是指同一種類型的材料一共有多少頁(單面為1頁雙面如果都有内容為2頁)，如：論文答辯表決票5份，每份1頁，那麼份數填5 ，頁數應該填5 ；論文頁數填寫論文總頁數。信息填寫完畢後，點擊提交按鈕。
表決票的粘貼方法如圖：左對齊粘在一張A4白紙上,階梯排列露出紅章。每張右下角标流水号.

 

二、打印學位檔案（JX1213）卷内目錄、整理檔案
選擇“檔案管理/學位檔案管理/填寫卷内目錄”菜單，點擊“打印”按鈕，打印卷内目錄。然後，根據打印出的卷内目錄進行學位檔案紙質實體的整理工作。

1. 本次上交材料數量要求：

（1）歸檔文件材料1份

2、文件材料的整理與立卷

原則：歸檔學位文件材料要做到齊全、完整、準确、系統。

具體整理與立卷步驟如下：

（一） 打印卷内目錄：在自己的系統中打印。

（二）文件組卷：博士、碩士學位材料按人組卷，一人一卷。一般每卷不超過 200 頁；

（三）排序：博士、碩士研究生學位材料按照各自相應“卷内目錄”的文件序号循序進行排列；

（四）編碼：按序排好後在材料每一文字頁（有字頁）的非裝訂線一側下角，用鉛筆順次編寫流水号（ 1、2、… ）直到最後一頁，空白紙不标号，表決票每張标号,白紙不标，學位論文封面右下角接學位檔案末頁進行編号。 編号完成與卷内目錄核對頁号是否一緻（頁号為此材料的起始号，系統自動生成，如果不一緻則說明系統中自己頁數填寫錯誤或自己編号錯誤，請修改更正。）

（五）填寫卷内備考表：學院統一發放按順序附最後一頁即可,不用編号.

（六）填寫卷皮：學院統一發放

案卷題名：山東大學 2021-2022學年畢業 （本人姓名） 博士（碩士）學位申請書、學位論文等。

歸檔單位：藥學院

起止時間：卷内文件最早時間 - 卷内文件最晚時間 如： 2019.09-2022.06

頁号： 論文封面右下角鉛筆編的流水号  

裝訂：除學位論文外，其它材料按規範要求裝訂成冊。方法是三孔一線，裝訂前應去掉文件材料上的金屬釘（整個卷不允許有任何金屬裝訂物）。三孔一線方法如圖：

将線兩頭分别穿入中間形成的線孔中拉緊系死扣即可

3、文件材料的規格與質量

（一） 凡歸檔的學位文件材料均應是原件。研究生學位論文打印原稿，必須是研究生及其導師親筆簽名的正本。

（二） 歸檔文件材料應字迹清晰，書寫工整，用筆符合檔案要求，即使用碳素、藍黑墨水或毛筆。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅色或純藍色等。用筆不符合要求者，必須予以糾正。

（三） 歸檔文件材料應統一規格。

4.需要檢查的内容（見下表）

	序号	檢查内容	備注
格 式 部 分	1	卷内目錄是否自己在系統内打印
	2	是否按照各自相應“卷内目錄”的文件序号循序進行排列
	3	标号是否正确	按序排好後在材料每一文字頁（有字頁）的非裝訂線一側下角，用鉛筆順次編寫流水号（ 1、2、… ）直到最後一頁，空白紙不标号，表決票每張标号,白紙不标。
	4	編号完成與卷内目錄核對頁号是否一緻
	5	最後一頁是否為備考表	備考表立卷時間填寫：2022.6.30
内 容 部 分	1	歸檔的學位文件材料是否均為原件。研究生學位論文是否為打印原稿，且為研究生及其導師親筆簽名的正本
	2	用筆及書寫是否符合要求	歸檔文件材料應字迹清晰，書寫工整，用筆符合檔案要求，即使用碳素、藍黑墨水或毛筆。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅色或純藍色等。用筆不符合要求者，必須予以糾正。
	3	歸檔論文是否提交	1本膠裝論文與歸檔材料同時提交
卷 皮 部 分	1	案卷題名：山東大學 2021-2022學年畢業 （本人姓名） 博士（碩士）學位申請書、學位論文等。
	2	歸檔單位：藥學院
	3	起止時間：卷内文件最早時間 - 卷内文件最晚時間 如： 2019.09-2022.06
	4	頁号：論文首頁右下角鉛筆編的流水号
裝 訂 部 分	1	除學位論文外，其它材料是否按規範要求裝訂成冊。
	2	是否為三孔一線法，線是否拉緊系好；
	3	裝訂前是否已去掉文件材料上的金屬釘（整個卷不允許有任何金屬裝訂物）。
	4	是否将裝訂本側面的棱折好	一般20頁左右一個棱

三、整理學籍檔案

1. 本次上交材料數量要求：

（1）研究生學籍卡、成績單（中英）、審批表

2、文件材料的整理與立卷

具體整理與立卷步驟如下：

排序：按照研究生學籍卡、成績單（中英）、審批表順序排序；

提交時間及方式：

檔案整理好後，與學位服一起，于2022年6月22日上午9：00-11：00交至研究生秘書處（綜合樓112）

特别提示:

1、學位檔案中一式兩份的材料隻放一份（如在職資格審核簡況表及學位審批書（或專業學位申請書）成績單．）

2、在職人員人事檔案存放材料：碩士：報名資格審核簡況表（資格審查結束時已返還）、學位審批書（專業申請書）、成績單各一份；  博士：專業申請書、學業成績考核表各一份，遞交所在單位人事部門進行歸檔。

3、請檢查各自學位審批書（申請書）最後一頁“學位證書編号”一欄是否填寫及畢業審批表中“畢業證書編号”一欄是否填寫，相關證書編号可在自己的研究生管理系統中查詢。所有蓋章簽名處有無缺漏。